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Endlich verständlich: Unterschied zwischen POP3 und IMAP-Mailpostfächern

von Gino Cremer / Zuletzt aktualisiert am 14/03/2018 / Server & Technik / 17
Kunden ist oft nicht klar, was genau ein POP3-Postfach von einem IMAP-Postfach unterscheidet. In diesem Artikel möchten wir etwas Licht ins Dunkle bringen und möglichst verständlich die Vor- und Nachteile beider Varianten erläutern.

Was ist ein POP3-Mailpostfach?

POP3 ist eine Abkürzung für Post Office Protocol und schon deutlich älter als IMAP (später hierzu mehr). POP3 sorgt dafür, dass E-Mails vom Server heruntergeladen und anschließend gelöscht werden. Das kann man in etwa mit einem klassischen Briefkasten vergleichen. Holt man seine Briefe heraus, ist im Anschluss der Briefkasten wieder leer.

Vorteile von POP3-Postfächern

Für den Kunden hat POP3 den Vorteil, dass die Postfächer meist „für lau“ zu haben sind. Denn: POP3-Postfächer sind sehr genügsam. Der Anbieter braucht kaum Speicherplatz vorzusehen für Berge von Mails. Warum auch? Schließlich werden die Mails irgendwann abgerufen und der Speicherplatz wird wieder frei.

Nachteile von POP3-Mailpostfächern

POP3 entstammt noch einer Zeit, in der Mails mit einem Rechner – ob zu Hause oder auf der Arbeit – abgerufen wurden. Viele Menschen greifen heutzutage allerdings mit zahlreichen Geräten (Arbeitsplatz-Rechner, Tablet, Rechner zu Hause, Smartphone,…) auf ihre Mails zurück. Entsprechend offenbaren sich die Schwächen der POP3-Technologie beim Versuch Posteingang und Postausgang auf verschiedenen Geräten in Einklang zu bringen.

Hat der Rechner im Büro die Mails bereits abgerufen und vom Server gelöscht, wird das Tablet mitteilen, es gebe keine neuen Mails. Ein klassischer „Workaround“ wäre zum Beispiel dem Rechner im Büro mitzuteilen, er soll die Mails zwar abrufen, aber er sollte diese bitte auf dem Server belassen. Dann wiederum werden Mails auf allen Geräten als neu betrachtet und entsprechend abgerufen.

Ebenfalls lästig: Markiert man eine Mail als gelesen, passiert dies nur auf dem jeweils einen Gerät. Alle anderen Geräte kriegen davon schlichtweg nichts mit.

Und: Greift man gerne auf seine „gesendeten Mails“ zurück, wird man ebenfalls feststellen, dass nur die Mails gespeichert werden, die auf dem entsprechenden Gerät verschickt worden sind. Das gleiche gilt im Übrigen auch für die Entwürfe. Mal eben eine Mail im Büro anfangen, in den Entwürfen speichern und auf dem Weg nach Hause in der Bahn via Smartphone beenden und verschicken…geht halt nicht.

Und Backups? Da die Mails den Server oftmals innerhalb weniger Minuten verlassen, sind zuverlässige Mail-Backups kaum möglich und kaum sinnvoll. Backups finden auf Server-Ebene meist in regelmäßigen Intervallen zum Beispiel dreimal täglich statt. Was dazwischen mal rein- und mal rausgeschickt wurde, kann dabei nicht berücksichtigt werden. Stattdessen ist der Kunde aber in der Pflicht. Denn wenn er seine Mails löscht oder verliert, wird es kaum ein vernünftiges Backup geben können um ihm „aus der Patsche zu helfen“.

IMAP to the Rescue - Was ist ein IMAP Postfach?

Im Falle des moderneren IMAP-Protokolls (Internet Message Access Protocol) bleiben alle Mails integral auf dem Mailserver des Mailanbieters gespeichert. Mit einem IMAP-Postfach verbundene Geräte laden die Mails nicht herunter, sondern stehen in direkter Verbindung mit dem Mailserver und zeigen die Mails im Prinzip nur an.

Vorteile eines IMAP-Mailpostfaches

Die Vorteile sind vielfältig: Verschickt man zum Beispiel vom Büro aus eine Mail, kann man diese in seinem Ordner der „gesendeten Nachrichten“ auch unterwegs noch einmal aufrufen. Und markiert man eine Mail von unterwegs als gelesen, wird diese auch auf dem heimischen Rechner als gelesen markiert. Wie von Geisterhand. Alle Geräte sind so gesehen verknüpft. Dreh- und Angelpunkt ist der zentrale Mailserver, der alle Informationen bereithält und die Zügel fest in der Hand hält.

Der Mail-Anbieter kann – da die Mails ja auf dem Server verbleiben – vernünftige und brauchbare Backups im Hintergrund anfertigen und bei Bedarf entsprechend zurückspielen.

Geht das Smartphone verloren, kann man nach Einrichtung eines neuen Gerätes umgehend wieder den Mailbetrieb aufnehmen: Alle Mails werden nach Einrichtung des Postfachs wieder erscheinen. Ebenfalls wie von Geisterhand.

Nutzt man in seinem Mailprogramm entsprechende Ordner und Verzeichnisse, werden diese ebenfalls auf dem Server abgelegt und mit gesichert. Gerade wer regelmäßig seinen Rechner neu installiert, wird sich freuen, wenn nach Einrichtung des Mailpostfaches nicht nur alle Mails sondern ebenfalls alle angelegten Ordner und Verzeichnisse wieder auf dem Bildschirm erscheinen.

Nachteile von IMAP-Postfächern

Auf Seiten der Nutzer hat IMAP keinerlei direkte Nachteile. Allerdings kann es seine Vorteile auch erst beim Einsatz verschiedener Geräte richtig ausspielen. IMAP-Postfächer sind für Mailanbieter allerdings deutlich „kostbarer“ und „intensiver“. Die Mails bleiben auf dem Server, „schlucken“ entsprechend mehr Speicherplatz und müssen jederzeit durch die Geräte abgerufen werden können. Nicht zu unterschätzen ist zudem der benötigte Speicherplatz auf Anbieterseite für die Backups der Mails. Während im Falle von POP3-Postfächern die Backups eher durch den Kunden angefertigt werden, ist ein sauberes Sichern im Falle der IMAP-Postfächer Anbietersache. Entsprechend werden IMAP-Postfächer nur selten verschenkt und haben Ihren Preis.

im Firmen-Umfeld findet man oft sinnvolle "Misch-Modelle" aus POP3 und IMAP. Ein zentraler Server - oft ein Microsoft Exchange Mailserver - ruft via POP3 die Mails von einem entfernten Mailserver ab und speichert diese zentral für den internen Gebrauch. Die mit diesem internen Mailserver verbundenen Computer rufen innerhalb ihres Netzwerks wiederum die Mails via IMAP ab. So bleiben diese stets auf dem zentralen internen Mailserver gespeichert.

Gino Cremer

Ich bin Geschäftsführer der auf Weblösungen spezialisierten Agentur Pixelbar aus dem belgischen Eupen.

Ich habe langjährige Erfahrung mit CMS-basierten Kundenprojekten, vornehmlich auf WordPress-Basis und bin ein Webdesigner der ersten Stunde.

Daneben arbeite ich auch als Dozent und Berater am WIFI Wien im Bereich Social Media und Webdesign.

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17 Kommentare

  1. Nachteile hat IMAP aber doch, alles liegt in der Cloud und wer sich da alles „bedient“ ist letztendlich nicht einsehbar. Weiter finde ich, dass die Speicherbeschränkung der Provider ein Problem ist. Wenn man natürlich nur „Hallo wie gehts“-Mails schreibt, kommt man sicher nicht an die Speichergrenze, wenn aber mit vielen Anhängen arbeitet, ist man schnell an der Grenze. In Outlook kann ich jedenfalls (zwar lokal, ja) auf mehrere GB Archive zu greifen, wie das per IMAP gelöst wird weiß ich nicht, ja, für Geld geht es sicher auch.

  2. Das gefällt mir und es ist gut erklärt.
    Ich nutze beide Protokolle, für den jederzeitigen Zugriff das Protokoll IMAP auf : Smartfon und Tablett. Für den wöchentlichen Zugriff auf dem Laptop werden die Nachrichten über Outlook mit POP3 abgeholt und danach auf dem Server gelöscht. Die Datensicherung erfolgt dann auf dem Laptop über die Archivierung per Outlook.

  3. Die Erlärungen sind gut aber bei mir funktionieren sie überhaut nicht. Ich werde wieder auf POP3 umsteigen.Ich habe 3 E-Mail Konten mit IMAP
    und immer wenn ich in Outlook eine Mail lösche dann ist sie auch nicht mehr auf dem Server oder auf meinem Tablet. Also wofür brauche ich dann noch ein IMAP Konto. Alle E-Mail Konten sind kostenfrei und laufen über Outlook 2007.

  4. Daniel

    Hier scheint es eine Fehlinformation zu geben: Jeder mir bekannte Client (Mail, Thunderbird, Outlook) bietet die Möglichkeit an, Mails auf dem Server zu belassen oder zu löschen. Wenn Nachrichten auf dem Server bleiben, kann ich sie mit jedem anderen Rechner oder Smartphone abrufen. Ich kann sie vom Computer löschen (Achtung: Bei machen Programmen gibt es Option Mails vom Server zu löschen wenn man sie vom Rechner löscht – dann funktioniert das natürlich nicht), und dennoch auf einem anderen Rechner oder Smartphone beibehalten.
    Bei IMAP (wo alles gespeichert ist) würde ich schnell an Grenzen stoßen, da ich viele Mails über mindestens ein Jahr behalten muss, und einmal gelöscht sind sie auf keinem Gerät mehr verfügbar. So kann ich z.B., Mails vom meinem Smartphone löschen, habe sie aber noch auf dem Rechner. Daher ist IMAP für mich keine Alternative.

    • Da lässt sich aber ebenfalls drüber streiten. Die Option „Mails auf Server belassen“ ist kein adäquater IMAP-Ersatz sondern bestenfalls ein Workaround um die Schwächen eines POP-Postfaches zu reduzieren. Da werden die gleichen Mails halt nochmal von einem anderen Rechner integral runtergeladen (nach dem Motto „oh fein, neue Mails auf dem Server. Die kenne ich gar nicht, direkt mal runterladen“). Heißt: Ruft man mit einem anderen Rechner dann die Mails ab, werden diese erneut als „neue“ Mails bewertet – und entsprechend als „ungelesen“ markiert. Besonders ärgerlich ist dieses Verhalten dann, wenn mehrere Personen auf ein und denselben Account zugreifen. Beispiel: Ein Handwerker erhält neue Mails über sein Handy auf der Baustelle. Sein Mitarbeiter im Büro ja ebenso (Motto erneut „oh, neue Mails, direkt mal antworten!“). Dadurch, dass der Abgleich gänzlich fehlt, weiß der eine nicht vom anderen, dass bereits geantwortet wurde (oder eben nicht geantwortet wurde).

      Außerdem suggeriert das, die Mails würden abgeglichen (frei nach dem Motto „ich sehe sie ja auf verschiedenen Rechnern“). Werden sie aber natürlich nicht und spätestens bei den gesendeten Mails sieht man dann, dass diese immer nur lokal auf diesem einen Rechner gespeichert werden. Damit sind dann alle auf diesem einen Gerät gesendeten Mails weg, wenn dieser Rechner mal den Geist aufgibt. In einzelnen Fällen mag da POP3 noch funktionieren – wie in deinem Falle – in den meisten an deren Fällen würde ich davon aber abraten.

      Aber ja, wie gesagt, in Einzelfällen kann das ja auch sinnvoll sein. Hauptsache jeder kommt ans Ziel :)

  5. Matthias

    Der angebliche Nachteil von POP3 ist längst keiner mehr – ich synchronisiere z. Bsp meine Emails zwischen 5 verschieden Geräten völlig problemlos und automatisch und in Echtzeit ohne Zwischencloud übers Internet.
    Meine Daten liegen damit bei mir und nur bei mir – und nicht in einem „Raum“ über den ich keine Verfügungsgewalt habe wer da Einsicht hat.

  6. Matthias

    Insofern ist das Bsp. mit dem Handwerker übrigens völliger Qutsch und total veraltet.
    1.
    Ein Abgleich der verschieden Mail-Clienten und deren lokaler Profile ist auch bei POP3 längst kein Hexenwerk mehr. Ja das gilt auch für die Gesendete Mails. Auch diese können automatisch mit allen lokalen Profilen der unterschiedlichen Rechner synchronisiert werden so das überall auf allen Rechner der gleiche Datenbestand bei Mails herrscht.

    2.
    Regelmäßiges Backup aller seiner Systeme und/oder Mail-Clienten sollte heut zu Tage wohl Standard sein – also ist auch hier das Argument des drohenden Verlust von Daten bei POP3 keines mehr.

  7. Hallo Matthias, danke für deinen Kommentar. Ich kenne deine technischen Skills nicht, ich weiss von sehr vielen Kunden allerdings, dass „ein Synchronisieren verschiedener lokaler Profile“ schon mindestens drei Fremdwörter beinhaltet und alles andere als „kein Hexenwerk“ ist. Ja, für alles gibt es mittlerweile – das technische Know-How vorausgesetzt – Lösungen. Wer vielleicht in der Lage ist einen eigenen Server aufzusetzen, betreibt auch einen eigenen Raspberry Pi in den eigenen vier Wänden mit allem Brimborium. Klar braucht man dann auch nirgendwo einen Server anzumieten. Die breite Masse hat meines Wissens – und das ist ist Recht bei Emails so – gar nicht den Kenntnissstand um in hier dem Fall ein Pop3 Konto zum IMAP „aufzupimpen“. Unabhängig davon, dass das in gemischten Konstellationen mit Mac-, Windows-, Android- und iOS-Clients imho schnell sehr wohl zum Hexenwerk werden kann. Vielleicht kannst du aber mal dein genaues Setup näher beleuchten,dann kann man da sicher aber klarere Schlüsse ziehen. Bis dahin bleib ich überzeugt, dass ein „Ottonormalo“ froh ist, den Komfort eines IMAP zu genießen ohne ein Pop3 entsprechend inklusive Abgleich sämtlicher lokaler Ordner zu bewerkstelligen. An der zugrunde liegenden Technik wie die Mails schlussendlich von einem x-beliebigen Mailserver abgerufen werden, ändert es eh nichts: Pop bleibt Pop und IMAP bleibt halt IMAP :) Viele Grüsse

  8. Matthias

    Hallo Gino
    zum synchronisieren von meinen lokalen Outlook-Einrichtungen mit POP3 ist weder technisches Sonder-Hardware noch ein eigener Server notwendig – nur eine Software die übers Internet die Synchronisierung von Outlook an allen Rechner automatisch im Hintergrund in Echtzeit vornimmt.
    In meinem Falle benutze ich https://www.simplesyn.net/de-DE – und solange ich einen Bogen um Clouds machen kann tue ich das – ich vertraue da keinem Anbieter.

  9. Hallo Matthias und Hallo an Alle,
    das war m.E. mal eine (r)echt konstruktive Unterhaltung zum Thema Email-Sync via POP oder IMAP.
    Wir, kleine Handwerksfirma, mit einigen Endgeräten mit MS Outlook (PC Büro, Laptop unterwegs, Laptop Homeoffice, Tablets, Smartphones…) und immer das Problem, auf welchem Gerät ist die Mail im Eingang gespeichert, von welchem Gerät aus wurde geantwortet, in welchem lokalen Ordner gespeichert……und…nach Rechner-Erneuerung geht der Zirkus wieder von vorn los.
    Oftmals benötigen wir z.B. auf Baustellen fernab vom Internet und Wlan digitale Baupläne, die als Dateianhang einer Email auf irgendeinem Gerät liegen.
    Natürlich bin auch ich bestrebt, Herr meiner Daten zu bleiben und versuche lieber mit eigenen Datenspeichern notfalls auf meine Backups zurückzugreifen und bevorzuge dann doch weiter das „alternde“ POP3.
    Vielen Dank an den Hinweis auf „Simplesyn“, werden es gleich mal ausgiebig testen. Hatte bisher keinen besseren Input auf Tools dieser Art.
    Aus diesem Grund konnte ich mir einen Kommentar hier nicht verkneifen.
    Grüße Marko

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