Dank der webbasierten Time-Tracking-Lösung MITE, werden in unserer Agentur seit einigen Wochen die Arbeitszeiten erfasst und übersichtlich und transparent in Listenform unseren Kunden zur Verfügung gestellt. Wir stellen MITE vor und erläutern, warum wir uns ausgerechnet für diese Lösung entschieden haben.

Time is money – Oder warum es für ein Unternehmen wichtig ist, Arbeitszeiten präzise zu erfassen

Nur wer Zeiten klar und präzise erfasst, kann erstens den Kunden eine ausgesprochen transparente Preispolitik bieten und kann zweitens überhaupt erst vernünftig und annähernd realistisch kalkulieren. Vor allem wiederkehrende Aufgaben lassen sich so recht genau budgetisieren. Arbeitet man „auf Stundenbasis“, reicht es im Prinzip schon auf Papier oder in einer Excel-Tabelle die geleisteten Stunden zu vermerken und nach Projektende zu addieren.

In der Praxis sieht die Sache jedoch bedeutend komplexer aus. Excel und Papier sind dann ziemlich schnell mit den Anforderungen überfordert. Ist das Generieren von Statistiken und Diagrammen anhand einer Excel-Tabelle noch halbwegs machbar, ist spätestens bei Papier und Bleistift „Schicht im Schacht“.

Die Lösung für Zeiterfassung: MITE – Eine Vorstellung

Mite ist eine webbasierte Lösung zur Zeiterfassung. Der Vorteil liegt also auf der Hand: Alle Daten können „von egal wo“ eingesehen und bearbeitet werden. Ist man unterwegs kann man so bequem von seinem iPhone aus die Zeiterfassung starten oder stoppen.

Live-Tracking: Über einen Link die aktuellen Arbeiten live mit verfolgen

Doch damit nicht genug: Dank des „Cloudgedankens“ kann man ausgehend von MITE seinen Kunden einen „geheimen“ Link schicken, um ähnlich einer „Baustelle“ die Arbeiten live mit verfolgen zu können. Was genau Ihr Kunde angezeigt bekommt, definieren Sie!

Kunden, Projekte, Leistungen – Viele Möglichkeiten Ordnung in Ihre Projekte zu bekommen!

Die übersichtliche Benutzeroberfläche erlaubt das Verwalten von Kunden, Projekten und Leistungen. Während man unter Leistungen wiederkehrende Aufgaben versteht (z.B. „Konzepterstellung“), sind Projekte klar eingrenzt (z.B. „Projekt Faltblatt Mustermann“). In der alltäglichen Praxis wird man demnach ein Projekt erstellen und dieses einem Kunden zuweisen. Anschließend kann man die angelegten „Leistungen“ nutzen, um wiederkehrende „Kategorien“ nutzen zu können.

Vorteil der Leistungen

Der Vorteil der so genannten „Leistungen“ ist, das man jeder Leistung einen entsprechenden Standard-Stundensatz hinzufügen kann. Später braucht man sich daher keine Gedanken mehr zu machen. Start. Stop. Den Rest erledigt MITE.
Hat man übrigens Kunden, die zu einem individuell ausgemachten Stundensatz bedient werden, kann man diesen natürlich entsprechend dem Kunden zuweisen. Praktisch!

Einsatz von MITE in Teams und Projektgruppen zu einem fairen Preis

Mite ist sehr transparent gestaffelt was die „Lizenzierung“ anbelangt. Nach einer 1-Monatigen Testphase kostet MITE 5 Euro pro User und Monat. Konkret bedeutet dies also, dass MITE 15 Euro pro Monat für ein 3-Köpfiges Team kostet.

Erstens ist das preislich für ein derartig qualitativ hochwertiges Software-Produkt günstig und zweitens zahlt man mit diesem Modell nur für die tatsächlich aktiven Nutzer. Keine Pakete à la „bis zu 10 Personen im Team“.

MITE: Kein Einzelgänger sondern Teamplayer dank eigener API

MITE ist kein Einzelgänger. MITE arbeitet mit einigen externen Anwendungen zusammen und stellt eine eigene API zur Verfügung. Damit ist ein „Andocken“ externer Applikationen möglich, um direkt oder indirekt auf MITE-Daten zurück greifen zu können. Diese API ist vor allem interessant in Kombination mit Abrechnungs- und Buchhaltungsprogrammen.

Nachteile und Verbesserungsvorschläge für MITE

Im Großen und Ganzen sind wir mit MITE natürlich sehr zufrieden – wie die weiter unten stehende Auflistung der Vorteile von MITE belegt. Dennoch sehen wir Verbesserungspotential vor allem in der Kunden- und Projektverwaltung. Gerade bei einer umfangreichen Kundendatenbank und zahlreichen parallel laufenden Projekten, wäre es sehr sinnvoll, wenn man Kunden und Projekte „verschachteln“ könnte. Für eine Werbeagentur würde beispielsweise eine Einteilung der „Projekte“ in „Webdesign“, „Drucksachen“, usw. Sinn machen.
Die Exportmöglichkeiten von MITE sind natürlich lobenswert, doch wäre auch eine CSV-Importfunktion sinnvoll gewesen, gerade um eine bereits bestehende Kunden-Datenbank importieren zu können.

Vorteile von MITE als Zeiterfassungs-Tool

• Sehr übersichtlich und als webbasierte Anwendung von „überall“ nutzbar
• Günstige und transparente Preispolitik bzw. faires Lizenzmodell
• 30-Tage Testperiode ohne Haken und Ösen
• Es werden nur aktive Team-Nutzer abgerechnet. Ist ein Mitarbeiter bspw. drei Monate weg, kann man diesen „deaktivieren“ und 5 Euro pro Monat sparen.
• Detaillierte Reports mit Live-Diagrammen und Prozentanzeigen (Restbudget, benötigte Stunden, verbleibende Zeit,…)
• Kunde kann Link erhalten um live das Time-Tracking mit verfolgen zu können (hohe Transparenz)
• Im Gegensatz zu vielen anderen Time-Tracking-Lösungen gibt es eine Export-Möglichkeit im XML-Format (sollte man sich von MITE lösen oder Backups durchführen wollen)
• Eigene API zur Verknüpfung von MITE mit externen Anwendungen
• Jederzeit kündbar
• Zahlreiche Apps für iPhone, Windows, Mac, Android, usw. verfügbar

Video-Vorstellung von MITE

Nähere Informationen zu MITE unter http://mite.yo.lk/