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Social Intranet: Social-Media-Skills der Mitarbeiter steigern und die interne Kommunikation verbessern

von Gino Cremer / Zuletzt aktualisiert am 19/08/2016 / Netzwelt / Server & Technik / Social Media & Content / 6

Warum eigentlich nicht ein eigenes Social Network für den Betrieb einsetzen? Die Social-Media-Skills der eher unerfahrenen Mitarbeiter werden „hinter den Pforten“ geschärft, die interne Kommunikation kann bedeutend verbessert werden und wenn sich die Bedienung an Tools wie Facebook orientiert, können viele „Facebook-erfahrenere“ Mitarbeiter „Neulingen“ aushelfen. So wird zudem der Teamgeist gefördert und der „analoge Dialog“ im realen Leben verstärkt. In diesem Artikel zeige ich wie man konkret sein eigenes Social Network aufbaut und worauf zu achten ist.

Mobiler Alltag: Beruflich und privat

Sie kennen es bestimmt. Kollege X steht für ein Meeting nicht zur Verfügung, da er von zu Hause aus arbeitet. Kollegin Y ist auf Geschäftsreise und Kollege Z muss aber dringend mit eben diesen Kollegen etwas besprechen. Eine Möglichkeit, die in unserem mobilen Alltag bis dato oftmals ungenutzt bleibt, ist die Einrichtung eines Social Networks. Kollege Z könnte eine Umfrage schalten und die Kollegen X und Y um rasches Feedback bitten (diese können sich sogar per E-Mail über die Erstellung der Umfrage informieren lassen).

Facebook als Social-Intranet? Wirklich?

Davon ist aus einigen Gründen dringend abraten. Facebook ist für „Interna“ und sensible Daten schlichtweg ungeeignet. Es ist nur eine Frage der Zeit bis alle Daten auf Facebook der Weltöffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden. Selbst wer nicht sonderlich sensible Daten kommuniziert, riskiert bei seinen Mitarbeitern zudem Verwirrung: Erstens möchten viele Mitarbeiter auch rein psychologisch Berufliches (Intranet) von Privatem (Facebook) trennen und zweitens ist das Risiko zu groß, dass mit einem falschen Klick eines unerfahrenen Mitarbeiters (passiert im übrigen selbst den erfahreneren) Interna nach Außen gelangen und in ein öffentliches Profil geteilt werden.

Arbeitsgruppen, Veranstaltungen, Umfragen, Dateiverwaltung, Absprachen, Live-Chat,…

Social Networks wie Facebook bieten den Usern zahlreiche Kommunikationsmöglichkeiten, die Sie optimal im Rahmen Ihrer Firma nutzen können. So können sich Mitarbeiter nicht nur ungezwungen zum gemeinsamen Mittagessen verabreden (Stichwort Veranstaltungen), sondern auch kurzfristige Umfragen innerhalb ihrer eigenen Arbeitsgruppe anberaumen oder aktuelle Entwürfe den Kollegen präsentieren.

Die bessere Alternative: Ein eigenes Social-Network mit Facebook-Bedienung

Über die „Usability“ von Facebook lässt sich streiten (im Prinzip allerdings nicht, sie ist katastrophal). Doch das Medium Facebook sowie die Benutzung dieser Plattform ist zahlreichen Mitarbeitern Ihrer Firma sicherlich geläufig und entsprechend gilt es sich dieses „angeeignete Wissen in der Bedienung“ zu Nutze zu machen. Zudem vereinfacht diese technische Annäherung an die Bedienung von Facebook die firmeninterne Schulung, da zahlreiche Mitarbeiter aufgrund ihrer Vorkenntnisse „den Dreh schnell raus haben werden“ und andere unerfahrenere Mitarbeiter in Eigenregie schulen können.

Schärfen Sie die Social-Media-Skills ihrer Mitarbeiter: Learning by Doing!

Wer in Zukunft plant seine Mitarbeiter transparenter nach Außen kommunizieren zu lassen, sollte diese ausreichend darauf vorbereiten. Dank eines internen sozialen Netzwerkes können Mitarbeiter ohne größeres Risiko fleißig den Umgang mit Social Networks wie Facebook und Twitter üben.

Internes Social-Media-Rollenspiel im Rahmen eins Workshops: Rollentausch!

Zudem lassen sich interessante „Rollenspiele“ innerhalb der Belegschaft (Kunde / Mitarbeiter) organisieren, um so den zukünftigen realen Kundenkontakt proben, analysieren und optimieren zu können. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar wie risikolos das ganze ist. Das wird die Hemmung und die Angst nehmen, das Werkzeug tatsächlich zu nutzen.

Im Rahmen eines Workshops könnten Mitarbeitern Rollen und Aufgaben zugewiesen werden („Sie sind jetzt der Kunde und wollen Dampf ablassen, da Ihnen das Produkt nicht gefällt“ – „Sie sind der Mitarbeiter und müssen die Situation managen“). Die transparente Dialogform gibt Ihnen die Möglichkeit, den Gesprächsverlauf zu verfolgen und anschließend zu bewerten. So lassen sich zahlreiche Szenarien proben. Nicht nur das kommunikative Geschick Ihrer Mitarbeiter wird hier geschärft, Sie werden zudem feststellen können ob die Verantwortlichkeiten klar gestaffelt sind (weiß der Mitarbeiter an wen er sich wenden muss? Was ist wenn die Situation eskaliert? Wer ist verantwortlich? An wen kann ich mich wenden? Und wenn es Nacht ist? Warte ich bis morgen?)

Aber ist das denn nicht viel zu teuer? Ein eigenes Social Network wie Facebook…

Nein! Natürlich hängt es auch von Ihren Wünschen und Erwartungen ab sowie von der Anzahl Mitarbeiter. Rein technisch haben Sie zwei Möglichkeiten, die allerdings wohl überlegt sein sollten.

Option 1: Die Software wird auf Ihrem Server installiert (betriebsintern)

  • Sie entscheiden sich für eine Software, die auf Ihrem Server installiert werden kann.
  • Sie bleiben Herr Ihrer Daten
  • Sie können sich sicher sein, dass Ihre Daten nicht in die USA wandern und legal von der Regierung „ausspioniert“ werden dürfen.
  • Sie bzw. Ihre IT-Abteilung ist für Unterhalt und Wartung verantwortlich
  • Ihre IT-Abteilung muss u.U. personell und IT-technisch aufgerüstet werden (Kosten)
  • Aktualisierungen der Software müssen manuell eingespielt werden
  • Ist Ihre IT-Infrastruktur und die Anbindung an das Internet mangelhaft, wird bei Ihren Mitarbeitern Frust entstehen, der zu einer „Nicht-Benutzung“ führen wird.
  • Ihre IT-Abteilung muss Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen im Falle technischer Probleme.

OPTION 2: „Software-as-a-Service“ (SaaS): Social Network im Netz einrichten

  • Sie entscheiden sich für eine Software, die auf fremden Servern installiert wird
  • Sie sind nicht Herr Ihrer Daten
  • Die Daten werden je nachdem in den USA der Regierung zur Verfügung gestellt (es sei denn man wählt einen deutschen Anbieter)
  • Der Wartungsaufwand ist minimal
  • Ihre IT-Abteilung wird entlastet und muss weder personell noch IT-technisch aufgerüstet werden (Kostenreduktion)
  • Aktualisierungen werden direkt durch den Anbieter eingespielt.
  • Zahlreiche native Mobile-Apps stehen oftmals zur Verfügung um ein mobiles Teamworking nachhaltig zu vereinfachen

Interessante Social Networks für Ihr Unternehmen

  • YAMMER: Funktioniert derzeit nur als „SaaS“-Lösung auf den Yammern Servern. YAMMER wurde Mitte 2012 von Microsoft aufgekauft und soll zukünftig in „Office“ integriert werden. Ihre Daten werden auf US-Server übertragen. Sind sensible Daten im Rahmen Ihres Intranets eh tabu, kann das Tool genutzt werden (wir setzen es bei Pixelbar selber ein)
  • COMMUNOTE: Die deutsche Alternative zu Yammer und ebenfalls eine „SaaS“-Lösung. Bietet einen ähnlichen Funktionsumfang. Grafisch weniger gut gelungen. Daten gelangen zwar nicht in die USA, auf fremden Servern landen sie natürlich dennoch.
  • SOCIAL SPRING: Basiert auf dem JAVA-Framework Spring (Erweiterung). Kann auch auf den eigenen Firmenservern genutzt werden. Ist allerdings recht komplex. Einen interessanten Artikel bietet das T3n-Magazin
  • DIASPORA: Das mittlerweile eingeschlafene Projekt (Ziel: Datenschutz) kann als eigene Software auf dem Server installiert werden.
  • BITRIX24: Kostenloses Social Intranet für Startups – Sehr gute grafische Oberfläche und auf Deutsch verfügbar.

Gino Cremer

Ich bin Geschäftsführer der auf Weblösungen spezialisierten Agentur Pixelbar aus dem belgischen Eupen.

Ich habe langjährige Erfahrung mit CMS-basierten Kundenprojekten, vornehmlich auf WordPress-Basis und bin ein Webdesigner der ersten Stunde.

Daneben arbeite ich auch als Dozent und Berater am WIFI Wien im Bereich Social Media und Webdesign.

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6 Kommentare

  1. Herzlichen Dank für die schöne Übersicht und die Erwähnung von Communote.
    Ich möchte gerne ergänzen, dass http://www.communote.com sowohl als Online Service (SaaS) in Deutschland (unter Berücksichtigung der hier geltenden Datenschutzbestimmungen) und auch als Download für die Installation hinter der Firewall verfügbar ist.
    Weitere Informationen und Anwendungsfälle gibt es auf unserer Website und unseren Blog.

  2. … und wir nutzen Confluence … sowohl zur Doku (Checklisten, Arbeitsabläufe, Einrichteabläufe etc.) als auch zum Austausch zwischen den Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen und Standorte

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